E-Bike-Abo, Servicepaket und Händlernetz: Wie Anbieter rund ums Elektrofahrrad ihre Abrechnung mit Fakturia automatisieren

Das Elektrofahrrad hat sich vom Produkt zum Dienstleistungsmodell entwickelt: Statt eines Kaufs gibt es E-Bike-Abos mit Servicegarantie, Mietmodelle für Pendler, Wartungsverträge für Flotten und Dienstrad-Angebote für Firmen. Für Anbieter heißt das: Aus dem einmaligen Verkauf wird ein Vertrag, der Monat für Monat abgerechnet werden will.

Ein Monat im Leben eines E-Bike-Abos

Ein Beispiel, wie so ein Vertrag aussehen kann – und was dabei automatisiert werden sollte:

Genau diese Abläufe automatisiert Fakturia. Dieser Beitrag richtet sich an Hersteller, Händler, Abo-Start-ups, Vermieter und Servicebetriebe im E-Bike-Umfeld. Eine Einordnung vorab: Fakturia ist keine Software für Leasing-Berechnungen oder Restwertkalkulationen, sondern für die wiederkehrende Abrechnung von Verträgen, Leistungen und Partnern.

Fakturia auf einen Blick: Was automatisiert wird

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software, die den Weg vom Vertrag bis zum Zahlungseingang automatisiert. Nach Angaben des Anbieters lassen sich damit bis zu 85 % der Zeit sparen, die sonst in die Abrechnung fließt. Entwickelt wird sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und in Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen.

Dazu kommen ein Kundenportal, in dem Kunden Rechnungen abrufen und Verträge ändern, eine REST-API nach OpenAPI-Standard, Webhooks sowie Zapier und Locoia für die No-Code-Anbindung an mehr als 2.000 Tools.

Für die Steuerung Ihres Abo-Geschäfts liefert Fakturia außerdem Auswertungen als CSV: Kundenliste, Vertragsliste, Neuverträge und Kündigungen, gebuchte Leistungen sowie eine Umsatzprognose, die zeigt, mit welchen Einnahmen in den nächsten Monaten zu rechnen ist. Die MRR/ARR-Auswertung auf Monatsebene enthält auch Churn und Churn-Rate. So sehen Sie, wie viele Abos neu hinzukommen und wie viele wieder auslaufen. Die Reports lassen sich in der Oberfläche oder per API auslösen und herunterladen.

Vertiefung 1: Servicepakete, Verschleißteile und Nachweise als Leistung

Im E-Bike-Geschäft kommt ein großer Teil der Einnahmen nicht aus dem Grundpreis, sondern aus dem, was danach passiert: Inspektionen, Akku-Service, Ersatzteile, Zubehör. Für solche Posten gibt es in Fakturia die Leistung, eine vorerfasste Rechnungsposition, die beim nächsten Rechnungslauf automatisch auf die Rechnung kommt.

So läuft es in der Werkstatt

Die Werkstatt bucht nach dem Termin die erbrachte Arbeit in Oberfläche oder per API als Leistung ein, etwa „Bremsbeläge vorne, 1 Satz“. Der Preis kommt vom Artikel oder Vertrag, bei Sonderfällen überschreiben Sie den Nettopreis. Ein Werkstattprotokoll als PDF lässt sich anhängen und beim nächsten Rechnungslauf per E-Mail mitschicken. Der Kunde bekommt Rechnung und Nachweis gebündelt, und niemand im Büro muss Anhänge zusammensuchen.

Kilometer und Verbrauch: ehrlicher Hinweis

Manche Anbieter möchten pro gefahrenem Kilometer oder pro Akku-Ladung abrechnen. Ein eigenes Verbrauchs-Tracking bietet Fakturia derzeit nicht, es ist in Planung. Die Messung bleibt in Ihrem eigenen System, etwa in der Bike-App. Zum Monatsende buchen Sie die ermittelten Mengen per API als Leistung ein, und Fakturia nimmt sie in die Rechnung auf. Auch Inklusivkontingente wie „300 Kilometer im Paket, jeder weitere für 0,10 Euro“ lassen sich nur per Workaround abbilden: Das Kontingent wird in einem Zusatzfeld hinterlegt, und die Überschreitung buchen Sie als Leistung ein.

Vertiefung 2: Händlernetz, Firmenkunden und individuelle Preise

Provisionen für Händler und Vermittler

Wer E-Bikes über ein Händlernetz oder über Partner vertreibt, zahlt Provisionen. In Fakturia ordnen Sie Kunden oder Verträge einem Vertriebspartner zu, und die Software erzeugt auf Basis der Umsätze automatisch Abrechnungsgutschriften. Die Provisionssätze sind individuell konfigurierbar bis auf Artikelebene: zum Beispiel 20 % nur auf das Abo-Entgelt, aber keine auf Zubehör. Lifetime-Provisionen sind möglich, die Auszahlung erfolgt per SEPA-Sammelüberweisung direkt aus Fakturia.

Firmenkunden, Flotten und Sonderkonditionen

Eine Firma, die zehn Räder für ihre Belegschaft abonniert, bekommt andere Konditionen als ein Privatkunde. Fakturia unterstützt das mit Sonderpreisen am einzelnen Vertrag, die dem Artikelpreis vorgehen, auch mit Volumenstaffel und „gültig ab“-Datum, sowie mit Rabatten, die sich pro Vertrag und artikelbezogen mit festem Gültigkeitszeitraum anlegen lassen. Für die Steuer sorgt die Warengruppe am Artikel. Beachten Sie bei Preisänderungen: Verträge ohne Sonderpreis erben geänderte Artikelpreise automatisch. Sollen Bestandskunden zum alten Preis bleiben, hinterlegen Sie Sonderpreise oder legen für das neue Angebot einen neuen Artikel an.

Kündigung und Kundenportal

Wer Abos an Verbraucher verkauft, braucht den gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsbutton (§ 312k BGB). Fakturia unterstützt ihn: Der Button lässt sich per Link in die eigene Website einbauen. Im Kundenportal können Kunden außerdem ihre Rechnungen einsehen und herunterladen, Verträge ändern, Dokumente abrufen und offene Rechnungen online bezahlen, zum Beispiel per Sofortüberweisung oder PayPal.

Aktuell: KI-Assistenten und Fakturia

Gerade technikaffine Anbieter wie E-Bike-Start-ups setzen KI-Assistenten im Alltag ein. Für sie gibt es eine direkte Anbindung an KI-Agenten über den MCP-Server von Fakturia, der als Open-Source-Projekt auf GitHub liegt und sich zum Beispiel mit Claude Code nutzen lässt, etwa beim Bau eigener Anbindungen an die App oder das Bestellsystem. Die Fundamente der Software stammen dabei von erfahrenen deutschen Software-Architekten von Hand: Die Abrechnungslogik ist bewusst sorgfältig gebaut, KI dient als Werkzeug für die Anbindung, nicht als Ersatz für Ihre Kontrolle.

So starten Sie

Der Testmandant (Sandbox) ist kostenfrei, unverbindlich und zeitlich unbegrenzt. Legen Sie Ihre Abo-Modelle und Servicepakete als Artikel an, erfassen Sie ein paar Testkunden und lassen Sie einen Rechnungslauf durchlaufen. Wer Unterstützung möchte, bucht das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend alle Einstellungen in die Produktivumgebung.

Preislich gibt es zwei Serien. Die FLEX-Serie, seit März 2026 verfügbar, kommt ohne monatliche Grundgebühr aus und rechnet rein umsatzbasiert ab, passend für junge Anbieter mit begrenztem Budget. Die Business-Serie mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten startet mit dem Tarif „Professional“ für 139 Euro im Monat. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich. Der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.